Utrecht is de snelst groeiende stad van Nederland. Dat zorgt voor nieuwe vraagstukken op het gebied van onder andere bereikbaarheid, mobiliteit, energietransitie, gebiedsontwikkeling en recreatie. We willen daarbij gezond verstedelijken. Dat betekent met creatieve oplossingen verschillende – soms schijnbaar tegenstrijdige - doelen realiseren: wonen, werken, reizen, verbeteren luchtkwaliteit, vergroenen, uitvoeren energietransitie, etc. We doen dit vanuit de Ruimtelijke Strategie Utrecht; het geeft direct een indruk van de projecten waaraan je kunt gaan werken.

Functieomschrijving programmasecretaris wervengebied

• In de duo rol heb je ieder je eigen takenpakket. Je zorgt er samen voor dat je weet wat er speelt en kunt elkaar vervangen wanneer dat nodig is.
• Je werkt samen met de programmaondersteuning en zorgt voor een goede verdeling van werkzaamheden zodat je effectief je werk kunt doen (denk bijvoorbeeld, inplannen van afspraken/reserveren van ruimtes enz.). Hiervoor zijn twee programmaondersteuners aanwezig.

De splitsing in werkzaamheden bij de duo rol
(Onderstaande dient als basis, maar kan variëren in de praktijk. Afhankelijk van wat er nodig is.

Duo rol 1. Programmasturing:
Je fungeert als de contactpersoon voor het programmateam. Je houdt je bezig met alles wat te maken heeft met de programmasturing -en uitvoering en het ondersteunen van de programmamanager hierin.

• Je bent hierbij een spin in het web en kan veel verschillende rollen aannemen en werkzaamheden uitvoeren. Je bent flexibel ingesteld en kan snel schakelen.
• Je bent de voorzitter en je doet de voorbereiding: Je zit de weekstart en de donderdag overleggen (bedrijfsvoering + programmateam) voor. Daarnaast ook de overleggen die op basis van interval frequentie zullen voorkomen, zoals bijvoorbeeld de risicosessie enz.
• Stukken doornemen voordat ze worden geagendeerd. Hierbij hoort onder andere het voorbereiden van de verschillende overleggen en bijbehorende agenda met benodigde stukken.
• Je verzorgt de coördinatie van de agenda, verslaglegging en adviseert bij het programmateamoverleg. Ook bewaak je de kwaliteit van de stukken;
• Je houdt de lijst van bestuurlijke toezeggingen bij en bewaakt de voortgang op de acties en verloop ervan, die daaruit voortvloeien naar de projectteams binnen het programma;
• Je legt waar mogelijk werkprocessen vast en deelt die met programmateamleden om de kwaliteit en vaste werkwijze te borgen. Waarbij je ook aanstuurt op juist verloop van werkprocessen.
• Je bent bereid veel ad-hoc ‘spoedklusje op te pakken, te helpen met programmasturing, deelprojecten trekken, maar ook bijv. denken aan organisatie van evaluatie, teamactiviteiten, borrels, teamdagen enz.
• Verzamelen en/of een voorzet maken van stukken.
• Actualiseren van de verzendlijsten
• Het faciliteren van het wegwijs maken van nieuwe collega’s in het programmateam
• Je bewaakt de algemene voortgang van de acties en mijlpalen: onderdeel van de strategische planning in samenhang met je duo-collega;
• Je bent verantwoordelijk voor de informatiehuishouding en archivering (zaaksysteem, Digiplaza en de W:schijf) en zorgt ervoor dat stafstukken, onderzoeksrapporten, enz. terug te vinden zijn.

Duo Rol 2. De Bestuurlijke kant -en processen:
Je fungeert als bestuurlijk contactpersoon en bent eerste aanspreekpunt voor de bestuursadviseur voor het politiek-bestuurlijke proces, bijvoorbeeld waar het gaat om schriftelijke en mondelinge vragen & brieven.
Aanwezigheid en rol overleggen:

• Bij de weekstart op maandag met programmateam: het geven van een vooruitblik en aandachtspunten voor de komende week(en) met betrekking tot de bestuurlijke mijlpalen -en planning;
• 1x in de 2 weken op donderdag, programmateam overleg, die meer inhoudelijk is en wordt voorbereid met agenda en bijlagen.
• 1 x 2 weken op donderdag bedrijfsvoering, die is meer gericht op de programmasturing
• Stukken doornemen voordat ze worden geagendeerd, – ruim voor de donderdag voor eventuele aanpassingen. Hierbij hoort onder ander het voorbereiden van de verschillende overleggen en bijbehorende agenda met benodigde stukken.
• Je verzorgt de coördinatie van de agenda, verslaglegging en adviseert bij het programmateamoverleg, interventieteam, stuurgroep en (combi)staven. Ook bewaak je de kwaliteit van de stukken.
• Je bewaakt de algemene voortgang van de acties en mijlpalen: onderdeel van de strategische planning in samenhang met je duo-collega;
• Je werkt in overleg met de programmamanager de planning van stuurgroepen en staven bij en blikt ver vooruit zodat je weet wat wanneer waar geagendeerd moet worden.
• Je houdt toezicht op de planning van staven en stuurgroepen, voorbereiden van de agenda, bewaken wat wanneer geagendeerd moet worden, kwaliteitsbewaking, wethouderspost uitzetten
• Je houdt rekening met vooroverleg(gen) voor staf + stuurgroep met de desbetreffende projectleiders nodig en organiseert dat ze bijtijds samen komen;
• Je bewaakt het tijdig aanleveren van de bestuurlijke stukken nodig vanuit het programmateam.
• Je bent verantwoordelijk voor de informatiehuishouding en archivering (zaaksysteem, Digiplaza en de W: schijf) en zorgt ervoor dat stafstukken, onderzoeksrapporten, enz. terug te vinden zijn.

• Je hebt HBO werk- denkniveau of hoger;
• Je hebt tenminste drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie en je bent bekend met gemeentelijke organisaties en procedures;
• Je hebt kennis van project- en programmamanagement;
• Je schakelt proactief bij en ziet zelf waar en wanneer extra inzet door jou nodig is;
• Je bent een baken van rust in een dynamische opgave waar veel tegelijk gebeurt. Door jouw manier van werken weet je overzicht te creëren en de programmamanager en het programmateam te ontlasten;
• Communicatie is een van je sterke kanten, je kunt snel tot de kern van een probleem doordringen;
• Je beschikt over een scherp omgevingsbewustzijn, bent flexibel en pragmatisch en je kunt gemakkelijk schakelen in stijl en niveau;
• Je hebt een antenne voor bestuurlijke processen;
• Je beschikt over advies- en projectmatige vaardigheden;
• Zelfreflectie en persoonlijke ontwikkeling vind je belangrijk.

• Periode: Z.s.m.. tot 31 december 2022. Met optie tot verlenging van maximaal 12 x 1 maand (24 maanden totaal is maximale inleentermijn).
• Belasting: 16 uur per week gemiddeld