Het team proces- en informatiemanagement, waarin jij gaat werken, adviseert de organisatie onder meer over document- en gegevensbeheer. Het subteam Informatiebeheer heeft als doelstelling het ontsluiten, beheren en beschikbaar stellen van documenten, archieven en gegevens. Net zoals de hele samenleving wordt dit werk steeds meer digitaal.

Een groot deel van de functie is het werken aan achterstanden, waarbij je je bezighoudt met het beoordelen van documenten op archiefwaardigheid en deze bewerkt op ordening en toegankelijkheid. Je houdt je ook bezig met de dagelijkse werkzaamheden als archiveren, dossiers opzoeken voor aanvragers en andere vragen van collega’s over het archief beantwoorden. Je verricht periodieke controles op het recordbeheer (bijvoorbeeld de toekenning van het juiste zaaktype) en je begeleidt de recordbeheerder(s) in de verbetering van de kwaliteit.

Je voert overleg met het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) en onderhoudt contacten met collega’s van de andere gemeenten die deelnemen bij het RHCVV.

• Het beheer van de meer complexe archieven. Inventariseren, ordenen, opschonen, metadateren en toegankelijk maken van archieven;
• Het selecteren, controleren, toevoegen vernietigingsgrondslag conform de selectielijst en vernietigen van bestanden;
• Het beheer van het semi-statisch archief;
• De kwaliteitszorg voor gegevens in een zaaksysteem en een DMS, zoals controle zaaktypen, gebruik zaaktypen en digitaal archiveren;
• Participeren in projecten op het gebied van documentaire informatievoorziening;
• Meedenken over communicatie over documentbeheer, bijvoorbeeld berichten op intranet of het maken van instructies;
• Het begeleiden van andere (tijdelijke) medewerkers bij hun werkzaamheden door gebruikmaking van jouw kennis en kunde op archiefgebied.

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus.

Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

• Je hebt een werk- en denkniveau op MBO/HBO niveau;
• Je bent in bezit van een diploma Archivistiek, SOD1, Archiefassistent of gelijkwaardig;
• Je hebt gedegen kennis van en ervaring met archiefbeheer bij een gemeente;
• Je hebt kennis van en ervaring met zaakgericht werken, Microsoft Office365 en digitaal werken;
• Bij voorkeur heb je ervaring met Zaaksysteem.nl;
• Je werkt georganiseerd en gestructureerd, zodat informatie toegankelijk is voor de juiste personen.

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar als medewerker informatiebeheer of archiefspecialist bij een gemeentelijke instelling.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een gemeente als medewerker informatiebeheer of gelijkwaardig, dat wil zeggen het zelfstandig kunnen beoordelen en behandelen van archiefbescheiden
• Aantoonbare werkervaring met zaakgericht werken en digitaal werken
• Een afgeronde opleiding/cursus op minimaal MBO-niveau op het gebied van informatiebeheer

• Analytisch
• Nauwkeurig
• Integer
• Zelfstandig
• Communicatief

• Duur 12 maanden
• Optie tot verlenging Mogelijk maar nog niet bekend
• Uren per week\ 32-36
• Start 16-08-2021