Managementassistent/Secretaresse fulltime

Binnen het secretariaat van 12 secretaresses van Ontwikkelorganisatie Ruimte zoeken we wegens ziekte een fulltime Managementassistent(e ). Je bent werkzaam in voor het team Ruimtelijke kwaliteit. Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van twee managers van deze afdeling. Je werkt binnen het team samen met de andere managementassistente en jullie vervangen elkaar waar nodig. Daarnaast werk je 2 dagdelen per week ook op een secretarieel Servicepunt.

Wij zoeken iemand die wil bijdragen aan het verder professionaliseren van het secretariaatsteam in een veranderende en zeer dynamische werkomgeving.

• beheren en bewaken van de agenda en e-mail van de manager(s), inplannen van afspraken en het organiseren van bijeenkomsten;
• proactief en adequaat signaleren en opvolgen van gemaakte afspraken;
• zorg dragen dat het secretariaat altijd bereikbaar is;
• het signaleren van verbeterpunten in het werkprocessen binnen het eigen werkveld;
• ondersteunen bij HRM werkzaamheden en logistieke en administratieve handelingen, o.a. het verwerken van inkomende en uitgaande post, reserveren van vergaderzalen, administratief verwerken van vergunningen en het regelen van een account voor nieuwe medewerkers;
• algemene werkzaamheden op een vast secretariaat (Servicepunt), zoals de uitleen van laptops, beheer van de algemene secretariaatsmailbox, afhandelen van fysieke- en digitale post en het beantwoorden van telefoon;
• notuleren in de vorm van het maken van een actielijst, acties uitzetten en deze bewaken voor het management.

Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Als managementassistent ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Je hebt een zelfstandige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Goed plannen en organiseren is een van je kwaliteiten en je denkt altijd na over de mogelijkheden om slimmer te werken. Tenslotte breng je een gezonde dosis flexibiliteit mee en ben je stressbestendig.

• Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau;
• Je hebt minimaal 4 jaar werkervaring als secretaresse of managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je kunt goed omgaan met contacten op zowel bestuurlijk, management- als uitvoerend niveau.
• Je bent in staat op een zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega's en klanten te communiceren.
• Je beheerst MS-Officepakketten en leert snel en gemakkelijk omgaan met nieuwe systemen.
• Je bent ZEER kundig op het gebied van Outlook en zet dit optimaal in.

•  
• Periode: zo spoedig mogelijk voor tenminste
• Duur: drie maanden
• Optie tot verlenging
• Belasting: minimaal 32 uur per week liever 36 uur
•