Kwartiermaker FAIR

Kwartiermaker FAIR (niet-beoogd afdelingshoofd)
 

De afdeling FAIR maakt onderdeel uit van de directie Verkeer & Openbare Ruimte (V&OR). V&OR heeft als kerntaak de bereikbaarheid, de veiligheid, de inrichting en de kwaliteit van de openbare ruimte van Amsterdam te waarborgen. Dit doet zij onder andere door het efficiënt beheren van stedelijke assets, optimaal benutten van het integrale verkeer- en vervoerssysteem en het verzorgen van het opdrachtgeverschap van projecten in de openbare ruimte. Ook het herkennen en bewaken van de samenhang tussen al deze aspecten is onderdeel van het werk binnen V&OR. Dit alles resulteert in complexe werkprocessen in een omgeving met hoge bestuurlijke eisen en veel dynamiek, waarin grote geldstromen uit verschillende bronnen omgaan. Het standaard aanbod van de (centraal georganiseerde) businesscontrollers en het cluster bedrijfsvoering volstaat daarom niet. V&OR moet met haar vele projecten in een groeiende stad en steeds veranderende context flexibel kunnen inspelen op de ontwikkelingen. FAIR staat voor Fondsbeheer, (financieel) Advies, Investeringsbeleid en Risicomanagement en heeft o.a. de volgende taken:
 

• Bewaakt de V&OR-brede financiële samenhang tussen alle projecten en initiatieven, dit in samenspraak met de afdelingshoofden van V∨
• Bewaakt de overeenstemming van de financiële paragraaf met de inhoud;
• Bewaakt de consistentie met het financiële beleid van de gemeente Amsterdam;
• Stelt het hiervan afgeleide financiële beleid voor V&OR op, in samenspraak met de directie van V&OR, met inachtneming van de resultaatafspraken van V∨
• Adviseert de directie van V&OR over het opstellen van specifieke kaders voor de interne bedrijfsvoering van V∨
• Draagt zorg voor een financiële meerjarenplanning voor V&OR, in samenspraak met de afdelingshoofden V∨
• Bewaakt de financiële risico's en de financiële positie van V∨
• Verzorgt de toetsing aan de financiële kaders;
• Adviseert over de bestuursgevoeligheid met betrekking tot de financiële kaders;
• Adviseert over een goede fasering (financiële planning per fase);
• Beheert het Stedelijk Mobiliteitsfonds (SMF) en faciliteert de stedelijke programmering van het SMF;
• Levert een bijdrage aan het opstellen van het investeringsbeleid;
• Biedt algehele financiële bedrijfsondersteuning aan de directie en alle afdelingen van V&OR en faciliteert de projectorganisatie;
• Levert P&C-rapportages, faciliteert het opstellen hiervan binnen de organisatie en bewaakt de kwaliteit & betrouwbaarheid van de rapportages;
• Draagt zorg voor een goede relatie met DMC, de directie F en de financiële afdelingen binnen het cluster R&E.
   

Huidige context
Sinds 1 september 2018 is V&OR verbreed, met meer verantwoordelijkheden en nieuwe collega's. In het kader van Slagvaardig Werken in de Openbare Ruimte is het verbrede V&OR onder andere verantwoordelijk voor het assetmanagement/stedelijk beheer en opdrachtgeverschap van de openbare ruimte en infrastructuur in de stad. Dat betekent een aanzienlijke groei van de projectenportefeuille. Voor V&OR betekent dit opnieuw kijken naar haar totale opgave en voor FAIR betekent dit scherp kijken naar haar taak en rol in het geheel. Het werkpakket van V&OR is over het geheel bezien diverser geworden, wat betekent dat er een behoefte is aan diverse, effectieve financiële advisering en facilitering.
Ook is een aantal afdelingen binnen V&OR uitgebreid, waaronder FAIR; er zijn medewerkers overgekomen vanuit de stadsdelen naar FAIR. Dit schept mogelijkheden, maar ook een verantwoordelijkheid dit goed te laten landen in de nieuwe organisatie.
Als laatste is het doel van de reorganisatie per 1 september om het werk slimmer en uniform in te richten, met 1 administratie voor het geheel van het beheer van de openbare ruimte.
 
Op papier is de organisatorische verandering op V&OR-niveau afgerond, maar in de praktijk zijn alle afdelingen, waaronder ook FAIR, nog druk bezig met het implementeren van de nodige veranderingen in de afdelingen.
 
In dit proces hebben we tevens te maken met het vertrek van de huidige afdelingsmanager. De huidige manager onderzoekt op dit moment met de medewerkers vorm en inhoud van de benodigde veranderingen met de hulp van een procesbegeleider. Zij formuleren tot het eind van het jaar de kerndoelen van de afdeling, in samenspraak met de directie en het MT, en bezien welke taken daarbij horen en welke niet. Als kwartiermaker spring je op deze rijdende trein en lever je aan het veranderproces je bijdrage in een leidinggevende rol.
 
Resultaatgebieden van de kwartiermaker (niet-beoogd afdelingshoofd)
In het takenpakket van de kwartiermaker zijn de volgende twee resultaatgebieden het belangrijkst:
 

• Leidinggeven aan de verandering
• Leidinggeven aan de afdeling

 
Leidinggeven aan de verandering
Je bent je bewust van de visie binnen de reorganisatie Slagvaardig Werken in de Openbare Ruimte, de doelstellingen en taakgebieden van V&OR en op het vakgebied van FAIR weet je waar je het over hebt. Je hebt een beeld bij wat een afdeling als deze in het licht van de hele context kan en moet betekenen voor de directie en organisatie V&OR. Je weet hierin de juiste mensen te betrekken en de juiste kennis te benutten. Er is behoefte aan een kwartiermaker die de medewerkers meeneemt in alle veranderingen, voorbij de huidige, reguliere taken. Een kwartiermaker die een stevig fundament voor de afdeling kan leggen en gericht, in samenwerking, toewerkt naar de beoogde nieuwe situatie. Een kwartiermaker die bij alle afdelingshoofden ophaalt welke behoefte aan financieel advies en facilitering er leven, met als specifieke aandachtspunt de projectorganisatie. Een kwartiermaker die afspraken maakt over de inzet van alle medewerkers, om met hun kennis en expertise bij te dragen aan deze veranderingen en het effectief inrichten van de afdeling.
 
Je werkt in het begin samen met en complementair aan de procesbegeleider. Voor jou ligt de nadruk op de leidinggevende rol en de visie op de (richting van de) afdeling, waar de procesbegeleider in opdracht van jou faciliterend is aan het veranderingsproces. Samen met hem en met de medewerkers richt je een afdeling in met een duidelijk beeld van haar bestaansrecht, waarin rollen en verantwoordelijkheden, werkafspraken en procedures duidelijk zijn, en op een logische wijze in de rest van de organisatie passen. Hierbij gebruik je de door het team reeds geformuleerde kerndoelen en taken.
 
Leidinggeven aan het team
Gedurende deze veranderingen is 'de winkel gewoon open' en is er ook behoefte aan iemand waarop medewerkers kunnen terugvallen in hun dagelijkse werk. Niet zozeer als vakinhoudelijk deskundige, maar wel als degene die de eindverantwoordelijkheid draagt, bijvoorbeeld de mensen coacht, rolbewust maakt, loopbaangesprekken voert en verzuimgesprekken initieert. Je stuurt de mensen en de afdeling aan, stelt samen met de medewerkers het afdelingsplan voor 2019 op, laat medewerkers nadenken over hun eigen handelen, waardeert openheid & goed gedrag, en richt gezamenlijk met de afdeling de verbinding in met de rest van de organisatie. Je draagt de waarden en visie van V&OR uit, neemt deel aan het MT V&OR en adviseert vanuit die rol op de strategie van de directie V&OR. Je helpt mee een afdeling te bouwen die staat voor de toekomst. Hierna zal het profiel van het beoogd afdelingshoofd, mede door jouw inbreng, scherp zijn en draag je het stokje aan hem of haar over.
 

De afdeling FAIR maakt onderdeel uit van de directie Verkeer & Openbare Ruimte (V&OR). V&OR heeft als kerntaak de bereikbaarheid, de veiligheid, de inrichting en de kwaliteit van de openbare ruimte van Amsterdam te waarborgen. Dit doet zij onder andere door het efficiënt beheren van stedelijke assets, optimaal benutten van het integrale verkeer- en vervoerssysteem en het verzorgen van het opdrachtgeverschap van projecten in de openbare ruimte. Ook het herkennen en bewaken van de samenhang tussen al deze aspecten is onderdeel van het werk binnen V&OR. Dit alles resulteert in complexe werkprocessen in een omgeving met hoge bestuurlijke eisen en veel dynamiek, waarin grote geldstromen uit verschillende bronnen omgaan. Het standaard aanbod van de (centraal georganiseerde) businesscontrollers en het cluster bedrijfsvoering volstaat daarom niet. V&OR moet met haar vele projecten in een groeiende stad en steeds veranderende context flexibel kunnen inspelen op de ontwikkelingen. FAIR staat voor Fondsbeheer, (financieel) Advies, Investeringsbeleid en Risicomanagement en heeft o.a. de volgende taken:

• minimaal over een  wo werk- en denkniveau.
• in het bezit van een erkende hbo diploma in bijvoorbeeld bedrijfskunde, economie of bestuurskunde.
• ruime ervaring met soortgelijke veranderprocessen in een vergelijkbare rol.
• In het leidinggeven aan mensen en bouwen van toekomstbestendige afdelingen heb je aantoonbaar successen behaald. Je hebt een visie op je beoogde rol als kwartiermaker FAIR.

• 5 jaar ervaring in de gemeentelijke omgeving en processen.
• aantoonbare kennis van het vakgebied waarop de afdeling werkzaam is.

• Startdatum: datum na gunning
• Einddatum: 9 maanden na startdatum
• Werklocatie: Flexibel
• Aantal fte: 1
• Aantal uren per week: 36
• Optie tot verlenging: ja