De gemeente Amersfoort is een dynamische organisatie waar ruimte is voor ontwikkeling en interessante uitdagingen. De afdeling Programma's en Projecten is de gemeente brede afdeling voor procesmanagement, in het bijzonder programma en projectmanagement. Bovendien vervullen we gemeente brede vastgoedbeheertaken en verrichten we allerhande vastgoed gerelateerde zaken. Er werken circa 90 mensen. Er werken doeners, gericht op resultaat en op samenwerken. De sfeer is dynamische en optimistisch.

De afdeling is opgebouwd uit de volgende teams:

• projectrealisatie openbare ruimte (POR) ;
• proces- en projectmanagement (PPM);
• vastgoedontwikkeling en -beheer (VOB);
• team informatiseringsprojecten (TIP);
• team assistentie projectmanagement (TAP);
• team NEXT033;

We geven leiding aan nieuwe ontwikkelingen. Het resultaat kan van alles zijn; een fysiek project, een grondtransactie, een IT voorziening, een meerjarig programma, een maatschappelijk initiatief, een bijzonder proces. Het gaat ons om het eindresultaat, maar we voelen ons net zo verantwoordelijk voor de weg er naartoe. Wat het product precies wordt , bepalen de opdrachtgevers en externe partners (zoals de gebruikers, de eigenaren of andere betrokkenen - intern of extern).We doen dit voor het bestuur van de stad, maar ook voor de inwoners, de ondernemers en honderden collega's uit de organisatie. Met de handen uit de mouwen. We maken het niet moeilijker dan nodig, maar ook niet gemakkelijker dan de realiteit. "We make it happen".

Door de toenemende ordeportefeuille voor zowel programma's als projecten zijn wij op zoek naar een ervaren assistent. projectmanager binnen het team TAP bij de gemeente Amersfoort.
Je komt te werken in een divers team van assistent-projectmanagers die bijdragen aan een groot aantal uiteenlopende programma’s en projecten. Het werk wisselt van organisatie, archivering en verslaglegging tot het zelfstandig verrichten van deelopdrachten of -projecten. Vaak ben je de verbindende factor tussen de projectmanager, projectgroepleden, andere betrokkenen (zoals bewoners) en managementassistenten. Bij afwezigheid van de projectmanager ben jij het eerste aanspreekpunt.

Het TAP-team werkt vooral samen met programma- en projectmanagers van de teams Proces- en projectmanagement, Projectrealisatie Openbare Ruimte en Team Informatiseringsprojecten (TIP). Soms ondersteunen we ook projecten buiten de afdeling Programma’s en Projecten. Het team bestaat uit 18 vaste assistent-projectmanagers en een aantal collega’s op flexibele basis. Je vervangt elkaar niet direct, maar wisselt ervaringen en ideeën uit.

Je gaat aan de slag bij een of meer projecten en/of programma’s op het gebied van duurzame ontwikkeling, gebiedsontwikkeling en openbare ruimte. Verder werk je veel samen met managers, bouwondernemingen en inwoners, regel je afspraken, en zorg je voor alle benodigde informatie voor vergaderingen. Je houdt activiteitenlijsten bij en zorgt voor de informatievoorziening bij projecten of programma’s. Daarnaast ondersteun je in het managen van projecten of programma’s ten aanzien van de voorgang van projecten, de financiële situatie en het risicomanagement. Je krijgt veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om je werk naar eigen inzicht te organiseren.

• ndersteunen van programma’s en projecten als het gaat om organisatie, planning, administratie en rapporteren van de voortgang hierover aan de (senior) projectmanager;
• leveren van bijdragen aan inhoudelijke en procesmatig documenten, zoals projectplannen en beslisdocumenten, het opstellen van begeleidende stukken en het bewaken van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• leveren van bijdragen aan en het (bege-)leiden van kleinere, niet complexe (deel)activiteiten of deelprojecten onder verantwoordelijkheid van de (senior) projectmanager;
• leveren van een inhoudelijke bijdrage aan het professionaliseren van het projectmatig en programmatisch werken binnen de afdeling evenals aan andere werkprocessen die tot doel hebben het functioneren van de afdeling als geheel te verbeteren;
• opstellen en beheren van de (project)planningen, signaleren van knelpunten en mede adviseren over oplossingen;
• namens de (senior) projectmanager bewaken en beheren van het projectbudget en bijdragen leveren voor het opstellen van de financiële (voortgangs-)rapportages;
• verzorgen van correspondentie binnen het programma of project, zoals het beantwoorden van brieven en / of mail, het schrijven van opdrachten, het aanvragen van offertes en vergunningen/ontheffingen;
• vervullen van de rol van projectsecretaris: het voorbereiden van bijeenkomsten, verslagleggen, het bewaken van afspraken, het actualiseren van planningen, het inrichten en beheren van dossiers;
• mede zorgen voor de uitwisseling van project-/programma informatie met in- en externe partijen;
• bij afwezigheid van de (senior) projectmanager fungeren als aanspreekpunt voor het project of programma.

Wij zoeken een ervaren assistent projectmanager. Doel van de functie van de assistent-projectmanager is de rechterhand van de (senior) projectmanagers en ondersteunt de (senior)projectmanagers zowel inhoudelijk als procesmatig.

Om ons team te versterken zoeken we mensen die niet bang zijn om hun mening te geven en kritisch mee te denken met onze projectmanagers. Natuurlijk doe je dit op een positieve en bindende manier. Omdat je werkt in een hectische en dynamische omgeving is het belangrijk dat je flexibel en geordend kunt werken. Er is geen specifieke opleidingsachtergrond vereist, maar we vragen wel kennis en vaardigheden op hbo-niveau. Daarnaast enkele jaren relevante werkervaring als assistent-projectmanager, liefst bij een overheid.
Kennis van projectmatig werken kan je aantonen door opleiding of werkervaring. Je hebt aantoonbare ervaring binnen het fysiek-ruimtelijke domein en/of duurzaamheid bij een gemeentelijke overheid. Daarnaast heb je ook de nodige kennis van diverse applicaties zoals het Officepakket en ervaring met werken in een SharePoint omgeving en SharePoint applicaties.
Ervaring met Scrum en Agile werken en ervaring met digitale inspraakprocedures en informatieavonden zijn een pre.

• Beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau, dan wel kan de kandidaat aantonen over een HBO werk- en denkniveau te beschikken en te hebben gefunctioneerd aan de hand van een recent assessment (niet ouder dan 2 jaar).
• beschikt over minimaal 3 jaar ervaring als assistent projectmanager, herleidbaar uit de specificatie aantoonbare werkervaring
• minimaal 28 uur per week beschikbaar zijn voor de uitoefening van de functie.
• beschikt over 2 jaar werkervaring in de afgelopen 3 jaar als assistent projectmanager binnen een gemeentelijke overheid, aantoonbaar in het CV.
• ervaring met MS planner en het opzetten en bijhouden van teamsites
• aantoonbare werkervaring binnen het ruimtelijk/fysieke domein, bouw, utiliteitsbouw, infrastructuur of verkeer/mobiliteit.

Van 1-2-2022 t/m 1-2-2023 | Optie verlenging: 2 x 6 maanden | Standplaats: Amersfoort | Bouwkunde & Civiele techniek | Uren: 32 per week | Aantal FTE: 0.89