Directiesecretaresse Ruimte fulltime

Opdracht:

Ontwikkelorganisatie Ruimte van Gemeente Utrecht heeft ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof een directiesecretaresse/ zeer ervaren managementassistent nodig. Wij zoeken daarvoor een stevig organisatietalent met een professionele en dienstverlenende instelling en de ambitie om in een dynamische omgeving te werken.

Dit is de plek:

Je krijgt een plek in het team Secretariaat (circa 13 medewerkers) dat een coördinator heeft. Jij werkt primair voor de directeur die verantwoordelijk is voor de aandachtsgebieden ruimtelijke en economische ontwikkeling, je bent ook beschikbaar als vervanging voor de ondersteuner van de andere directeur en daarnaast werk je veel samen met een functioneel team van mensen die een rol hebben in de ondersteuning en advisering van directie en bestuur.

Het uitvoeren van ondersteunende en secretariële taken, zoals agendabeheer, organiseren van vergaderingen, beantwoorden van telefoon etc; Voorbereidende werkzaamheden t.b.v. MT-vergadering; Administratieve taken rondom inkoop (MUIS verplichtingen, controle facturen), personele aangelegenheden, archivering; Beheer mailbox, met op onderdelen zelfstandig afhandelen/in gang zetten en bewaken van acties; Vervanging waar nodig van de managementassistent van de andere directeur van Ruimte

Daarnaast ligt er een belangrijke ontwikkelopgave bij Ruimte: er is meer samenhang nodig in de totale keten van ondersteuning en advisering van directie en bestuur. Ook in het team van managementondersteuning is werk aan de winkel: de samenwerking in het team alsook de kwaliteit en pro activiteit van het werk moeten worden verbeterd. Omdat het om een korte periode gaat, vragen we je waar mogelijk om een bijdrage op deze beide onderdelen te leveren. Als het gaat over de keten van ondersteuning en advisering van directie en bestuur kan dit bijvoorbeeld in de vorm van een mondelinge overdracht na afronding van de klus.

Als directiesecretaresse ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Dynamiek, snelheid en kwaliteit zijn kernbegrippen voor de werkomgeving. Je werkt zelfstandig, kunt prioriteiten stellen in je werkuitvoering, bent analytisch, flexibel en stressbestendig. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig.

• HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 4 jaar relevante werkervaring
• Kennis van een gemeentelijke organisatie en bestuurlijke verhoudingen
• Kennis en veel ervaring met het Office pakket
• Bij Gemeente Utrecht werken wij verder met Digiplaza, iBABS, Outlook en MUIS

• Periode: zo snel mogelijk starten tot ongeveer begin mei 2019, met optie tot verlenging.
• Inzet: het is mogelijk om in de inwerkperiode met minder uur per week te starten, vanaf eind januari 2019 wel voor 36 uur per week