Coördinatiefunctie afstemming wegwerkzaamheden en evenementen

Vanaf 2006 zijn Limburgse wegbeheerders wegwerkzaamheden en evenementen intensiever op elkaar gaan afstemmen om daarmee zorg te dragen voor een vlottere en veiligere verkeersdoorstroming Conform het gestelde in het Verkeer- en Vervoermanagementplan Limburg dient deze afstemming op objectieve wijze te gebeuren. De provincie is enerzijds beleidsmaker op het gebied van de regionale bereikbaarheid maar anderzijds ook de wegbeheerder van het provinciale wegennet; de objectiviteit van de coördinatie wordt tot uiting gebracht door de coördinatierol te beleggen bij een externe partij.

1. Afsprakenkader

Hieronder valt onder meer het volgende:

• Het huidige afsprakenkader dient actueel gehouden te worden. Landelijke ontwikkelingen dienen gevolgd te worden en kunnen aanleiding zijn om het afsprakenkader aan te passen.
• Er moet continu aandacht worden besteed aan de implementatie van dit afsprakenkader.
• Afstemwegen moeten jaarlijks worden aangepast, waarbij het gereedkomen van de informatie over het netwerk voor het openbaar vervoer (OV-netwerk) het moment van aanpassing bepaald. In het afsprakenkader is toegelicht op welke wijze de afstemwegen tot stand zijn gekomen. Bij aanpassingen van bijvoorbeeld het OV-netwerk heeft dit ook consequenties voor het afstemnet. Daarnaast kunnen ook de landelijke ontwikkelingen van invloed zijn op het Limburgse afstemnet, niet alleen omdat er afstemming nodig is met buurprovincies en – gemeenten maar ook omdat er vanuit serviceproviders behoefte is aan afsteminformatie van andere wegen dan de afstemwegen. De provincie Limburg kan zelf de kaarten van de afstemwegen aanpassen.

2. Reguliere afstemoverleggen

1x per kwartaal dient er in de regio’s Limburg-Noord en Limburg-Zuid een afstemoverleg plaats te vinden. De coördinator verzorgt de voorbereiding, zit de overleggen voor, zorgt voor de afsprakenlijst en coördineert de afspraken aan de hand van navolgbare vastlegging via bijvoorbeeld de notulen maar zo nodig ook via Excel lijsten en/of in de afstemapplicatie zelf.

3. Afstem-teams

Aanvullend op de reguliere afstemoverleggen worden in bepaalde regio’s A-teams georganiseerd. Deze A-teams maken onderdeel uit van de RegioRegie en zijn verantwoordelijk voor een adequate, permanente afstemming van de wegwerkzaamheden en evenementen. De A-teams kunnen worden gezien als een intensievere samenwerkingsvorm in een bepaald gebied en voor een bepaalde tijd omdat er sprake is van een bereikbaarheidsopgave die wordt veroorzaakt door een groot wegwerk of evenement of door een cumulatie van wegwerkzaamheden en evenementen.

De coördinator dient deze A-teams bij te wonen zodat de verdere relevante regionale afstemming van dit overleg met de andere leden van de reguliere afstemoverleggen kan plaatsvinden.

4. Regieteam

We vragen de coördinator in aanloop op de reguliere afstemoverleggen een regieteam overleg te plannen, voor te bereiden en de acties voortkomende uit dit overleg te coördineren. Het regieteam komt 4x per jaar bij elkaar om de coördinatie in gezamenlijkheid te evalueren door eventuele verbeterpunten te bespreken en nader uit te werken en nieuwe ontwikkelingen te bediscussiëren. Het regieteam bepaalt samen de aansturing van de coördinator en bekijkt waar aanvullingen/wijzigingen nodig zijn. De coördinator werkt dit vervolgens uit. Het regieteam bestaat uit de grotere wegbeheerders, als vertegenwoordiging van alle wegbeheerders.

5. Diverse overleggen

We vragen de coördinator deel te nemen aan verschillende afstemoverleggen en de resultaten van deze overleggen, voor zover relevant, te delen met het regieteam. De coördinator neemt deel aan deze overleggen en werkt de acties/resultaten voortkomende uit deze overleggen verder uit. De coördinator dient deel te nemen aan de volgende overleggen:

• Afstemoverleg met Noord-Brabant. Op afroep, initiatief bij RWS
• Afstemoverleg met Duitse en Belgische collega’s op hoofdwegniveau. 4x per jaar, initiatief bij RWS
• Landelijk overleg : Gebruikersoverleg NDW (4x per jaar) en overleg over de ontwikkeling en implementatie van Melvin.
• Incidentele overleggen met vervoerders of hulpdiensten.

6. Organiseren van opschaling/escalatie

Wanneer blijkt dat niet wordt voldaan aan het afsprakenkader of dat om andere redenen de afstemmingskwaliteit onvoldoende is dan dient de coördinator (tussentijds – tussen de verschillende geplande overleggen door) op te schalen door met betrokken wegbeheerders en opdrachtgever in overleg te treden. Vervolgens wordt bepaald of verdere opschaling (management/bestuurlijk) nodig is. De coördinator bereidt vervolgens de verdere noodzakelijke opschaling/escalatie voor. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om een slechte invoerkwaliteit, of het helemaal niet invoeren van de noodzakelijke afsteminformatie door een bepaalde wegbeheerder en/of het om diverse redenen niet kunnen schuiven met wegwerkzaamheden.

7. Handhaven van e-loket

Er is één landelijk loket voor de afstemming van de wegwerkzaamheden en evenementen, namelijk het NDW. Toch kan deze landelijke uitvoeringsorganisatie niet alle vragen en verzoeken beantwoorden vanwege de regionale onbekendheid. Daarom is er één regionaal loket ontwikkeld (afstemming@limburgbereikbaar.nl) waar alle vragen en verzoeken die betrekking hebben op de afstemming van wegwerkzaamheden en evenementen op een snelle, adequate en zorgvuldige manier worden beantwoord. We gaan er hierbij vanuit dat de coördinator voldoende capabel is om zelf in te schatten binnen welke termijn een reactie nodig/gewenst is met een maximale reactietermijn van 5 werkdagen. Verder dient de coördinator alle vragen over het gebruik van het landelijk meldingssysteem Melvin (MELden van Verstoringen in de Infrastructuur in Nederland), die binnenkomen via melvin@prvlimburg.nl op dezelfde wijze af te handelen.

8. Informeren over afsteminformatie

Wanneer de afstemming definitief is dan is deze informatie ook interessant voor een verscheidenheid aan partijen. Van de coördinator wordt verwacht dat kansen worden benut om de afsteminformatie op een slimme en directe manier onder de aandacht te brengen van diverse partijen. Samen met het regieteam wordt bekeken welke aanvullende ontwikkelingen noodzakelijk zijn. De coördinator werkt dit verder uit en coördineert de nodige acties, projecten en adviseert het regieteam wanneer acties nodig zijn waar financiële middelen voor nodig zijn.

9. Regionale bereikbaarheidsscan

Kwalitatief goed op elkaar afgestemde wegwerkzaamheden en evenementen kunnen toch nog leiden tot verkeershinder vanwege bijvoorbeeld de grootte van een werk of evenement of de samenkomst van veel wegwerkzaamheden en evenementen in een bepaald tijdvak in een bepaald gebied. Er is dan een regionale bereikbaarheidsscan nodig om te bepalen welke aanpassingen van bouwfaseringen of omleidingsroutes effect sorteren. Het uitvoeren van een dergelijke scan gebeurt reactief.

10. Nieuwe ontwikkelingen

Van de coördinator wordt verwacht dat hij een bijdrage levert aan de toekomstige ontwikkelingen op het gebied van het afstemmen van wegwerkzaamheden en evenementen. Hiertoe behoren mogelijk de oprichting van RVT’s en RTT’s. Ook de ontwikkelingen in het kader van de Mobiliteitsvisie vallen hieronder.

• Een afgeronde opleiding verkeerskunde of civiele techniek op minimaal HBO niveau
• Minimaal 3 jaar ervaring op het gebied van het afstemmen van wegwerkzaamheden en evenementen.
• Ervaring in het werken bij een overheidsorganisatie
• Klantgericht
• Verbindende en goede communicatieve vaardigheden
• Pro actieve en samenwerkingsgerichte instelling
• Goed kunnen plannen en organiseren
• Omgevingsbewust, houdt actuele ontwikkelingen bij die van belang zijn voor het eigen werk en vakgebied

• Startdatum: 1-3-2019
• Duur:  12 maanden
• Aantal uur: 12 uur per week
• Optie tot verlenging 3x 12 maanden