Het team contractbeheer/contractmanagement ICT beheert alle contracten die bij de afdeling I&A van de gemeente Westland zijn ondergebracht. De belangrijkste taak van het team is het verzorgen van een tijdige en rechtmatige inkoop van ICT gerelateerde producten en diensten en het zorgen voor een optimale benutting van het afgesloten contract. De contractbeheerder verzorgt de operationele contract en inkoop activiteiten voor een specifiek deel van de IT middelen, in samenwerking met de contractmanager en de ICT inkoper.

De werkzaamheden zijn primair gericht op het verstrekken van de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste functionarissen. Je gaat je in deze functie bezighouden met het:

• Beheren van lopende contracten en behandelen of herzien van aflopende contracten;
• Fungeren als aanspreekpunt voor nieuwe en verlengingsvraagstukken;
• Bestellen van ICT gerelateerde producten en diensten met leverancier (binnen afgesloten raamovereenkomsten);
• Onderhouden en verdiepen van relaties tussen (interne) klanten en leveranciers;
• Verwerken van administratieve mutaties op contracten;
• Uitvoeren van het dagelijks operationele contractmanagement. Denk hierbij aan: spend-analyses, ondersteuning bij aanbestedingsprocedures, administratie, checks op compleetheid van contracten;
• Ondersteunen van de ICT inkoper en de contractmanager bij de ontwikkeling van het operationele inkoop/contractbeheerproces, inkoopbeleid, contract- en leveranciersbeheer en de inkoopinfrastructuur;
• Verwerkingsovereenkomsten controleren en het bijhouden daarvan in het verwerkingsregister;
• Bewaken van budget, doorlooptijd, administratieve verwerking, opvolging en facturatie;
• Verzorgen van relevante monitoringsdata en statistieken;
• Communicatie over de afsluiting, aanpassingen en werking van contracten;
• Ondersteunen bij het opstellen van (management)rapportages m.b.t. contractmanagement;
• Doorgroeimogelijkheden naar bijvoorbeeld de rol van contractmanager of andere rollen in het servicemanagement domein.

Bouw mee met gemeente Westland. Gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente. Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.

Cluster Bedrijfsvoering
De collega's die werkzaam zijn binnen dit cluster zorgen voor solide bedrijfsvoering. Het cluster voorziet hiertoe in de informatiebehoefte, advisering, kaderstelling en ondersteuning van de andere clusters op alle taakvelden van bedrijfsvoering (personeel, financiën, informatievoorziening, automatisering, belastingen, juridische en facilitaire zaken). Met de klantvraag centraal werken zij aan integrale oplossingen en wordt er aangestuurd vanuit de 1ste, 2de en 3de lijn.

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Een afgeronde opleiding in de richting van informatiekunde, bedrijfskunde of inkoopmethodieken op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van Contractbeheerder in de afgelopen 5 jaar
• Aantoonbare werkervaring met een contractmanagementsysteem in de afgelopen 3 jaar
• In de afgelopen 5 jaar beschik je over inhoudelijke kennis door middel van werkervaring met ICT producenten en diensten (duidelijk aantoonbaar gemaakt in het cv)
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met financieel – administratie processen in de afgelopen 5 jaar
• Aantoonbare kennis van contract- en inkoopprocessen in de gemeentelijke context in de afgelopen 5 jaar (duidelijk aantoonbaar gemaakt in het cv )
• Aantoonbare werkervaring met de wetgeving AVG in de afgelopen 3 jaar
• Aantoonbare werkervaring met ICT in- en externe inkoop, aanbestedingsregelgeving, inkoopprocedures en contract- en leveranciersmanagement

• Je beschikt over goede schriftelijke vaardigheden;
• Je kan snel schakelen;
• Nauwkeurig in het beheer en oog voor detail.

• Duur 6 maanden
• Optie tot verlenging 1 maal 6 maanden
• Uren per week 36
• Start z.s.m.