De gemeentesecretarissen van beide gemeenten hebben de opdracht gekregen om de colleges te adviseren over de organisatievorm(en) die het best past bij de rol van de beide gemeenten als adaptieve participatieve overheid, die het opgavegericht werken hanteert als leidend principe en daarmee publieke waarde realiseert voor de inwoners van Voorschoten en Wassenaar”. De uitwerking van deze opdracht zal op korte termijn leiden tot de overdracht van taken vanuit de Werkorganisatie naar de gemeenten. Gedurende de periode waarin de overdracht van taken speelt en ook daarna nog is de inzet van een ambtelijk secretaris van groot belang. De huidige secretaris zal in de loop van september zijn werkzaamheden beëindigen.

Van de ambtelijk secretaris die we zoeken verwachten we dat deze invulling geeft aan de onderstaande werkzaamheden:

• organiseert, plant en organiseert de vergaderingen voor de OR, zorgt voor de agenda’s, maakt de verslagen en beheert de actielijst.
• neemt aanvragen voor advies en instemming in behandeling, waar nodig completeert de stukken, zorgt voor procesbegeleiding en doet de aanvragen af (concept adviezen).
• Bewaakt de naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende de medezeggenschap.
• stelt nieuwsberichten op, beantwoorden van inkomende post en mails. Verzorgt publicaties en beheert de OR pagina’s op het gemeentelijk intranet
• verzamelt de inhoud voor het jaarverslag, stelt teksten op en zorgt voor publicatie
• houdt het archief bij, organiseert bijeenkomsten
• is zowel intern als extern contactpersoon.

De gemeenten Voorschoten en Wassenaar werken ambtelijk samen in de vorm van de Werkorganisatie Duivenvoorde. Deze Werkorganisatie bedient met respect voor de eigen identiteit en het lokale beleid de beide gemeentebesturen. De organisatie bestaat uit zes afdelingen en wordt aangestuurd door een directeur. De ondernemingsraad van de Werkorganisatie bestaat uit 8 medewerkers.

• Uiterlijk beschikbaar per 1 september 2020;
• Beschikbaar op dinsdag en daarnaast flexibiliteit vereist;
• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het bieden van secretariële en beleidsmatige ondersteuning aan OR-leden in de afgelopen 5 jaar
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met communicatie vanuit de OR zoals communicatie over verslaglegging en contact met de achterban
• Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van de organisatie van de OR- verkiezingen

• Zelfstandigheid
• Plannen en organiseren
• (Schriftelijke) communicatie
• Flexibiliteit / initiatief / pro activiteit

• Duur 9 maanden
• Optie tot verlenging 2 maal 4 maanden
• Uren per week 12
• Start 1 september 2020