Gemeente Leidschendam-Voorburg zoekt naar een administratief medewerker die het cluster Contractbeheer en Onderhoud tijdelijk komt versterken.

De werkzaamheden zijn:

• Uitvoeren van diverse ondersteunende werkzaamheden op het gebied van onderwijshuisvesting (bijvoorbeeld: coördineren van diverse overlegvormen en verwerken van schademeldingen en aanvraagformulieren jaarprogramma);
• Muteren, beheren en testen van de applicatie G4net;
• Bijhouden van het verhuurprogramma;
• Inboeken en afhandelingen reserveringen;
• Beantwoorden e-mails (o.a. vanuit de verhuurbox) en verwerken in Reflex / KCS;
• Telefonisch contact met huurders;
• Ondersteuning bij de invoering van het Vastgoedmanagementsysteem Planon.

Dat betekent, werken voor een sociale en ondernemende gemeente met ongeveer 75.000 inwoners. We werken aan de gezamenlijke ambitie om de best mogelijke dienstverlening te bieden aan de inwoners, bedrijven en instellingen.

Wij werken informatiegestuurd en zijn toekomstgericht. We stimuleren klantgerichtheid en het nemen van eigen initiatief bij onze medewerkers. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Dit alles doen we onder het motto: Vertrouwen, Verbinden en Verantwoordelijkheid. Het medewerkersonderzoek 2019-2020 wees uit dat medewerkers het vertrouwen van hun werkgever waarderen en dat het hen zelfstandiger en flexibeler maakt. Deze positieve waardering leverde het keurmerk “Beste werkgever” op.

Afdeling
De afdeling Facilitaire Zaken (FZ) zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige werkomgeving en de ondersteuning hiervan. Daarnaast verzorgt zij voor haar in- en externe klanten het beheer van het gemeentelijk vastgoed. Het team Contractbeheer en Onderhoud van de afdeling FZ beheert, onderhoudt en exploiteert al het gemeentelijk vastgoed. Het betreft gebouwen, sportaccommodaties, verhuur gronden, ligplaatsen, etc. Het cluster kent vakspecialisten op het gebied van verhuur (juridisch), exploitatie (financieel) en sporttechnisch- en bouwkundig onderhoud. De medewerkers van het cluster werken in hoge mate zelfstandig aan de hun toebedeelde dossiers en account. Teamwork en onderlinge vervanging is echter ook vanzelfsprekend.

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.
• Een afgeronde administratieve opleiding op minimaal mbo 4 niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratief medewerker bij een gemeente in de afgelopen 5 jaar
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met ondersteunende werkzaamheden op het gebied van verhuur van vastgoed in de afgelopen 3 jaar
• Aantoonbare werkervaring met de applicatie G4net
• Aantoonbare kennis van het vastgoedmanagementsysteem Planon (met name module Uurverhuur)

• Samenwerken
• Stressbestendigheid
• Flexibiliteit
• Kwaliteitsgerichtheid

• Duur 5 maanden
• Optie tot verlenging Mogelijk, maar nog niet bekend
• Uren per week 24 met eventueel een uitbreiding naar 28 uur per week (2021)
• Start 9 november 2020