Op woensdag 27 september 2023 vinden in Nieuwspoort te Den Haag de Utrechtlunch, meerdere Utrechtse inhoudelijk bijeenkomsten en de Utrechtborrel plaats. Het is de bedoeling om aan de hand van deze activiteiten het profiel van de Utrechtse regio onder de aandacht te brengen in Den Haag en Den Haag rechtsreeks met de Utrechtse regio in contact te brengen.

De Utrechtborrel is een initiatief van de provincie Utrecht, maar er zijn ook andere regionale partijen bij betrokken. Denk aan de gemeenten Utrecht, Amersfoort en Veenendaal, maar ook de Economic Board Utrecht, Utrecht Science Park, UMC Utrecht en de Utrechtse onderwijsinstellingen.

Gezamenlijk met de regionale partijen wordt gewerkt aan het opzetten en het uitvoeren van de verschillende activiteiten. De verschillende partijen hebben natuurlijk verschillende belangen die ze graag naar voren brengen en dat maakt de afstemming soms complex. Alle partijen dragen hun steentje bij aan de organisatie, maar de provincie Utrecht overziet het geheel en bewaakt de voortgang.

Om dit goed te doen zoeken we een projectmedewerker die ondersteunt bij enkele cruciale aspecten van het projectmanagement, zoals:

• Helpen bij het stroomlijnen van de verschillende wensen en ideeën van alle betrokken partijen als het gaat om de verschillende te organiseren activiteiten.
• Voortgang van het proces bewaken (in samenwerking met de Public Affairs-adviseurs van de provincie Utrecht)
• Inrichten en bewaken van een realistisch tijdspad (in samenwerking met de Public Affairs-adviseurs van de provincie)
• Organiseren van overleggen
• Bijhouden en bewaken actiepunten

Verder zijn, gekoppeld aan de verschillende evenementen, specifieke werkzaamheden:

• Algemene afstemming met Nieuwspoort (incl. zalen, techniek, ontvangst etc.)
• Organiseren aankleding/vormgeving Nieuwspoort
• Organiseren van de catering Utrechtse horecapartijen
• Coördineren van de gezamenlijk op te stellen gastenlijst
• Afstemmen alle communicatie richting gasten (uitnodigingen, bevestiging etc.)
• Afstemmen sprekers/optredens

Omdat het terugkerende evenementen betreft staan de grove contouren. Toch is de precieze invulling ieder jaar anders en dat maakt dat er zeker ook ruimte is voor eigen initiatief.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

• Een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo niveau;
• Minimaal 2 jaar ervaring in het werken in een programma- en projectenomgeving;
• Aantoonbare werkervaring met MS Office, MS-Teams, Sharepoint en een Content Management Systeem;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring bij het organiseren van evenementen;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectmedewerker/programmasecretaris
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij het organiseren van evenementen
• Aantoonbare werkervaring met de organisatie van evenementen voor verschillende partijen (noem hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv

• Je bent enthousiast, klantgericht en legt makkelijk verbinding met en tussen verschillende mensen en organisaties/organisatieonderdelen.
• Je bent zowel schriftelijk als mondeling vaardig in je communicatie. Je hebt een makkelijke pen en kunt eenvoudige teksten schrijven.
• Je bent ondernemend, resultaatgericht en taakvolwassen; je ‘ziet’ het werk dat gedaan moet worden en je bent zelfstandig in de uitvoering, zonder daarbij de verbinding met de omgeving en de betrokkenen uit het oog te verliezen.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en daarbij flexibel waar nodig. Je raakt niet snel van slag als dingen anders lopen dan verwacht.
• Je weet snel inzicht te verkrijgen in welke aanpak nodig is om zaken voor elkaar te krijgen.
• Bovenal ben je iemand met een sterke persoonlijke motivatie en drive om als teamplayer samen met de collega’s tot een succesvolle realisatie van de evenementen te komen!

• Duur 6 maanden
• Optie tot verlenging 1 maal 3 maanden
• Uren per week 8 tot 24 (indicatief: uren kunnen gedurende de opdracht variëren)
• Start Z.s.m.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op locatie in Utrecht vrijdag 31 maart 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 30 maart 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.