Stimulus Programmamanagement is een onderdeel van de provincie Noord-Brabant. Stimulus beheert en faciliteert in opdracht van de Europese Commissie en het Rijk een aantal Europese, nationale en regionale subsidieprogramma’s, voor de provincies Noord-Brabant, Limburg, Zeeland en Vlaanderen. Stimulus fungeert vanuit Eindhoven als het programmasecretariaat van onder andere OP-Zuid, MIT Zuid POP3 Brabant. Wij ondersteunen de Managementautoriteit (MA), de Comités van Toezicht en de Stuurgroepen bij het uitoefenen van hun verantwoordelijkheid.

Stimulus Programmamanagement is een organisatie die projectmatig werkt. Binnen de projectteams werken collega’s nauw samen met externe partners om gestelde doelen te bereiken. Standplaats van Stimulus is Eindhoven.

Je bent een secretaresse met ruime werkervaring die het hoofd Stimulus en verschillende projectteams kan ondersteunen. Je bent iemand waar het hoofd Stimulus van op aan kan en je bent een goede sparringpartner voor project- en programmanagers? Als steun en toeverlaat ben jij in staat om projectinformatie te verzamelen, te ordenen en te beheren.

Voor het hoofd Stimulus ben jij de spin in het web en je weet een goed functioneel netwerk op te bouwen en te onderhouden. Je beschikt over organisatietalent wat je graag inzet om vergaderingen en bijeenkomsten te organiseren. Je verzamelt daarvoor tijdig de agenda-stukken. Je regelt en organiseert al zijn werkzaamheden zodanig, dat hij afspraken kan nakomen en volledig op jou kan vertrouwen.

Als projectondersteuner ben je een belangrijke schakel in het team. Naast reguliere ondersteunerstaken, zoals het inplannen van overleggen of voorbereiden van vergaderingen, lever je een bijdrage aan het verzamelen van informatie. Deze informatie moet adequaat worden geordend zodat collega’s goed beslagen ten ijs komen bij overleggen en andere bijeenkomsten met externe partners. Ook zorg je er actief voor dat dossiers volledig zijn en je zoekt daarvoor contact met collega’s en met externe partijen. Het is belangrijk dat je gemakkelijk contact maakt met anderen.

Je voert de werkzaamheden zelfstandig uit. Je werkt met taken die in outlook ingericht zijn. Hierdoor is het werk goed over te dragen aan een collega op het moment dat jij er zelf niet bent.

Daarnaast verwerk je in een projectvolgsysteem acties in een workflow, in- en uitgaande post zodat de juiste archivering en dossiervorming wordt gewaarborgd. Je beheert projectinformatie van interne en externe betrokkenen en draagt zorg voor een adequate archivering en presentatie van informatie, inclusief het beheer van digitale informatiesystemen (bijv. SharePoint, Teams of SAP).

• Je organiseert bijeenkomsten en activiteiten (intern en extern) en draagt mede zorg voor de inhoudelijke voorbereiding en verwerking van opbrengsten.
• Je ondersteunt bij het opstellen van rapportages en overzichten en bij communicatieactiviteiten.
• Je ontvangt gasten, bent het eerste aanspreekpunt en je bent verantwoordelijk voor een aantal facilitaire zaken in het kantoor.
• Je ontvangt centraal de binnenkomende telefonische oproepen.
• Ook ben je betrokken bij personele zaken en zorgt daarbij voor kleine attenties of attendeert hoofd Stimulus en/of de H-manager hierop.

De ideale kandidaten voor deze uitdagende en boeiende vacature beschikken over een MBO+ werk- en denkniveau en ervaring in soortgelijke, ondersteunende functies. Je hebt ruime kennis en ervaring op het gebied van automatisering en toepassing van eigentijdse voorzieningen. Je bent een echte teamplayer.

Je bent kritisch en scherp, neemt initiatief en je toont eigenaarschap.

Het betreft tevens een representatieve functie: je bent gastvrij, je hebt goede omgangsvormen en affiniteit met het werken met vertrouwelijkheden in een politiek bestuurlijke omgeving.

Natuurlijk zijn servicegericht werken, betrouwbaarheid en integriteit belangrijke competenties, die we van een ervaren secretaresse/ondersteuner mogen verwachten. Evenals pro-activiteit, assertiviteit, plannen en organiseren, flexibiliteit, punctualiteit, probleemoplossend vermogen en resultaatgerichtheid.

• beschikt over 3 jaar werkervaring bij een overheidsorganisatie. Dit blijkt uit het CV.
• beschikt over minimaal een afgeronde MBO opleiding. Dit blijkt uit het CV.
• beschikt over minimaal 6 jaar werkervaring in soortgelijke functie op het gebied van:
  • Representatie en organisatie van bijeenkomsten
  • Archivering
  • Verslaglegging correspondentie
  • Automatisering systemen.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden en ruime kennis en ervaring op het gebied van automatisering, zoals Excel, Outlook, Sharepoint etc. en je maakt je nieuwe systemen, zoals Dynamics 365 Business Central (voorheen Navision) snel eigen. Dit blijkt uit het CV.

Van 1-3-2022 t/m 28-2-2023 | Optie verlenging: 2 x 12 maanden | Standplaats: Eindhoven | Administratief/secretarieel | Uren: 32 per week | Aantal FTE: 0,89