Documentaire informatie voorziening.

De 14 medewerkers van dit team zijn verantwoordelijk voor kwalitatief hoogwaardige digitale informatievoorziening binnen de organisatie. Daarbij is het essentieel om de documentaire informatie- en archiefproducten vindbaar en toegankelijk te maken.

Om toekomstbestendig te zijn, wordt momenteel een nieuw zaaksysteem ingericht en wordt op strategisch niveau gewerkt aan een visie en aanpak over modernisering van het informatiebeheer.

Opdracht
Als junior medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) ben je samen met je collega’s van het taakveld primair verantwoordelijk voor het beheer en implementeren van de informatiestromen binnen de gemeente Westland (zowel digitaal als fysiek).

Bouw mee met gemeente Westland. Gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente. Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.

Cluster Bedrijfsvoering
De collega's die werkzaam zijn binnen dit cluster zorgen voor solide bedrijfsvoering. Het cluster voorziet hiertoe in de informatiebehoefte, advisering, kaderstelling en ondersteuning van de andere clusters op alle taakvelden van bedrijfsvoering (personeel, financiën, informatievoorziening, automatisering, belastingen, juridische en facilitaire zaken). Met de klantvraag centraal werken zij aan integrale oplossingen en wordt er aangestuurd vanuit de 1ste, 2de en 3de lijn.

Wie ben jij?
‘Hoe zie jij dat?’ Die vraag wordt bij ons vaak gesteld. Hou jij ervan om elke dag bezig te zijn met het beheren en implementeren van de informatiestromen (zowel digitaal als fysiek). Ga jij nieuwe ontwikkelingen niet uit de weg en wil jij de medewerkers van de gemeente ondersteunen bij de overgang naar een nieuw zaaksysteem? Word dan junior medewerker Documentmanagement bij Gemeente Westland.

Hoe een werkdag er ongeveer uitziet
’s Ochtends tref je jouw DIV-collega’s bij de weekstart. Daarbij wordt even teruggeblikt en met elkaar besproken welke werkzaamheden er deze week op ons af komen. Daarna check je jouw mail en TopDesk. In TopDesk staan (zoek)vragen van interne klanten die je gaat beantwoorden. Na het afronden van de TopDesk meldingen bekijk je de beheerkalender waar de te controleren processen op staan. Je controleert digitale dossiers en documenten op o.a. de voortgang van afhandeling en compleetheid en koppelt je bevindingen terug aan de informatiespecialist. Deze gaat hier verder mee aan de slag, informeert de vakafdeling en komt bij je terug met de vervolgacties voor jou. Tussendoor ontvang je nog een telefoontje met een vraag van een collega. Uiteraard pak je dit zo snel mogelijk op.

Na de lunch pak je de draad weer op. Met nog een onverwacht telefoongesprek tussendoor vliegt de tijd. Je bekijkt de af te sluiten dossiers op compleetheid of vult deze aan door middel van het invoeren van de benodigde metadata waarna ze afgesloten worden. Verder denk je mee over digitale dossierstructuren en maak je waar nodig nieuwe dossiers aan. In de middag neem je deel aan het DIV-overleg en denk je proactief mee. Daarna bespreekt je nog een actiepunt met de informatiespecialist. Tevreden sluit je je laptop af. Morgen weer een nieuwe dag vol uitdagingen!

• Minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding.
• Een afgeronde opleiding binnen het taakveld Documentaire Informatievoorziening en / of SOD II
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als medewerker DIV in de afgelopen 4 jaar .
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met digitale documentstromen in de afgelopen 4 jaar
• Aantoonbare kennis van zaakgericht werken (Duidelijk benoemd in het CV)
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare kennis van wet-en-regelgeving op gebied van informatiebeheer en archivering opgedaan door relevante werkervaring of een afgeronde cursus in de afgelopen 5 jaar

Je bent een enthousiaste teamspeler, digitaal vaardig en je bent goed in staat om de organisatie daarin te ondersteunen. Om dit te kunnen doen, ben jij vanzelfsprekend servicegericht en beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden. Je bent een enthousiaste teamspeler en staat stevig in je schoenen.

• Duur 11 maanden
• Optie tot verlenging 1 maal 6 maanden
• Uren per week 36
• Start Zo spoedig mogelijk