Wij zijn een Domein dat de laatste jaren van een kleine club is gegroeid naar een vrij groot team met een behoorlijke opgave. Dit vraagt om een andere werkwijze, beschikbare managementinformatie, duidelijke werkprocessen en zwaardere sturing op middelen en capaciteit.

Wie komt ons helpen dit groeiproces in goede banen te leiden?
Wij zoeken een ervaren afdelingssecretaris die het MT van Domein Ruimte ondersteunt.
Hierin zien wij twee hoofdtaken:

• Het opbouwen van onze administratieve bedrijfsvoering.
• Ondersteunen en ontlasten van het MT

De belangrijkste aspecten van deze functie zijn de organisatorische en bedrijfsvoering werkzaamheden. Bijvoorbeeld het bijhouden van de financiën, capaciteitsplanning, acties najagen, processen verhelderen en mogelijk adviseren tot verbetering, verzorgen van de stukken voor (en bewaken van de acties uit) het MT overleg, het voorbereiden van diverse overleggen van het gezamenlijk MT. Deze werkzaamheden voer je uit met de nodige opgedane ervaring en jouw klantgerichtheid. Het MT wordt ook ondersteund door een managementondersteuner, in beginsel ligt daar de taak tot het beheren van de agenda, maar werk je uiteraard samen en kun je elkaar vervangen indien nodig.
Je bent gericht op samenwerken en gaat dienstverlenend tewerk. Samen met je collega’s wil je het Domein zo goed mogelijk ondersteunen. Je bent professioneel betrokken en gaat slagvaardig, doortastend en resultaatgericht tewerk. Je bent je bewust van de politiekgevoelige aspecten van het werk en kan hiernaar handelen. Uiteraard kun je onder stress functioneren en blijf je jezelf ontwikkelen op persoonlijk en professioneel vlak. Je stuurt op de voortgang van diverse aspecten en we hoeven jou echt niet uit te leggen hoe je een overzichten maakt in Excel of een ander tool. Door samen te werken met anderen behaal je de beste resultaten. Je bent flexibel inzetbaar, ook op andere taken die zich binnen de bijbehorende beleidsafdelingen voordoen en in staat om hoofd- en bijzaken te onderscheiden, waarbij je de nauwkeurigheid van werken weet vast te houden. Geen dag is hetzelfde en dat trekt jou juist aan.

Takenpakket:

• Lead in het analyseren van interne processen. Dit zou moeten resulteren in procesafspraken en werkafspraken
• Opstellen capaciteitsoverzicht en planning Domein breed
• Ondersteuning en coördineren van het P&C
• Zelfstandige deelprojecten trekken zoals opstellen jaarplannen;

• Accuraat
• Affiniteit met financiën
• Analytisch
• Uitstekende Excel vaardigheden
• Ondersteunend
• Bekend met optimaliseren bedrijfsprocessen
• Relevante HBO opleiding: (bijv. bedrijfs- of bestuurskunde)
• Je hebt ervaring opgedaan binnen een overheids- of andere organisatie in het publieke domein en hebt daarmee een politiek-omgevingsensitieve antenne gecreëerd.
• Je hebt mimimaal 5 jaar werkervaring waarvan 3 jaar bij een gemeente

• Startdatum 13-12-2021
• Einddatum 12-12-2022
• Optie tot verlenging ja 2x1 jaar
• Aantal uur per week 32,00
• Aantal posities 1