Management assistent

Nieuw

Functie omschrijving

Team Projecten
Binnen team Projecten worden in opdracht van ambtelijke opdrachtgevers projecten in de openbare ruimte van Schiedam van uiteenlopende aard voorbereid en tijdens de uitvoering begeleid. Bij de voorbereiding van projecten wordt intensief samengewerkt met eigen vakafdelingen, maar ook met burgers en bedrijven. Participatie is daarom een belangrijk onderdeel van het werkpakket. Het team bestaat uit ca. 55 medewerkers en wordt gevormd door algemeen projectleiders, technisch projectleiders en projectassistenten.

Wie zoeken we?
Wij zijn op zoek naar een ervaren managementassistent die de projectdirecteur Gebiedsontwikkeling SchieDistrict en haar managementteam ondersteunt. Je hebt geen 9 – 5 mentaliteit en je bent bereid om op verschillende locaties te werken (thuis, op het projectkantoor alsook op het Stadskantoor). Je bent discreet, pro-actief, administratief en digitaal goed onderlegd en vindt het leuk om achter de schermen te werken. Je kunt goed onder druk werken en je bent in staat om snel te schakelen en zelfstandig regie te voeren over de werkzaamheden.

Werkzaamheden

  • het indelen en bewaken van de drukke agenda van de projectdirecteur en het management team;
  • dagelijks voorbereiden van de agenda en hiervoor pro-actief de bijbehorende stukken verzamelen;
  • het inschatten van binnenkomende correspondentie op belang en urgentie;
  • het zelfstandig organiseren en voorbereiden van de diverse vergaderingen, opstellen van de agenda’s, complementeren van vergaderstukken, attenderen op bijzondere aandachtspunten en verzorgen van de verslaglegging van de diverse vergaderingen;
  • het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten, tijdig signaleren van afwijkingen en het ondernemen van acties;
  • het vervullen van een ‘bufferfunctie’ tussen de projectdirecteur, directie of bestuur, het team, en collega’s, respectievelijk externe instanties;
  • het ontvangen en begeleiden van bezoek en delegaties en het voorbereiden van deze bezoeken;
  • het structureren en beheren van het (persoonlijk/vertrouwelijk) archief;
  • het aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers naar onderwerp of project;
  • het verzamelen van gegevens en overzichten ten behoeve van periodieke verslaglegging, interpreteren van deze gegevens en het opstellen van management-rapportages.

De opdrachtgever(s)

Schiedam is een authentieke, levendige en vernieuwende stad aan de Schie met groot­stedelijke opgaven én buurtgerichte vraagstukken. De gemeente Schiedam telt ruim 78.000 inwoners en grenst aan Rotterdam, het dynamische havengebied en het groene Midden Delfland. Wij zijn een wendbare, flexibele organisatie die openstaat voor vernieuwing, onderdeel uitmaakt van de samenleving en die nieuwe oplossingen daadwerkelijk tot uitvoering brengt. Dit doen we samen met inwoners en ondernemers door volop ruimte te maken voor innovatie, experimenten en initiatieven en door het lef te hebben om onnodige bureaucratie overboord te doen.

Omschrijving kandiaat

Je hebt een secretariële of vergelijkbare opleiding op MBO+-niveau.
Werkdagen zijn van maandag t/m donderdag, 32 uur.

Functie eisen

  • In het cv is kort beschreven in welke mate de kandidaat aan duurzaamheid doet
  • Een diploma op minimaal MBO niveau
  • Een secretariële opleiding (of vergelijkbaar)
  • Minimaal 2 jaar kennis en ervaring opgedaan in een vergelijkbare rol bij een gemeentelijke organisatie
  • Ervaring met samenwerken in multidisciplinaire gemeentelijke projecten
  • Bij voorkeur relevante werkervaring bij een gemeente binnen de afgelopen 3 jaar
  • Het cv is voorzien van referenties (inclusief contactgegevens) of deze kunnen op verzoek direct aangeleverd worden

Competenties

  • discreet
  • pro-actief
  • administratief en digitaal goed onderlegd
  • je vindt het leuk om achter de schermen te werken.
  • Je kunt goed onder druk werken
  • je bent in staat om snel te schakelen en zelfstandig regie te voeren over de werkzaamheden

Extra info

  • Startdatum 2-8-2021
  • Einddatum 31-7-2022
  • Aantal uur per week 32,00

Locatie

Schiedam

Publicatiedatum

23.07.2021

Publicatie eindigt

25.07.2021

Contactpersoon

Lang

Van loondienst naar zelfstandiger?

Ben je nog in vaste dienst, maar je wilt als zzp' er voor jezelf beginnen? Spannende beslissing! Wij helpen je graag bij de overstap van een vaste baan naar een zzp, freelance, interim of detachering opdracht!

ZTalks gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.