- Freelance / Interim
- 120,00
- 36 uur pw, 4 mnd
Directiesecretaris
Functie omschrijving
Binnen de directie IT zijn we op zoek naar een WO-geschoolde en ervaren directiesecretaris die onze gewaardeerde directiesecretaris vervangt tijdens haar zwangerschaps- en bevallingsverlof, gedurende minimaal 20 weken.
De directiesecretaris is de rechterhand van de directeur en heeft een belangrijke verbindende rol binnen het MT IT (bestaande uit 10 MT-leden). Zij/hij ondersteunt inhoudelijk de directie IT bij het beleid- en besluitvormingsproces. Werkzaamheden zijn adviserend, coördinerend, organiserend en beheersmatig van aard. De directiesecretaris verzorgt de inhoudelijke voorbereiding, verslaglegging en opvolging van vergaderingen, zorgt voor beschikbaarheid van bestuurlijke informatie bij betrokkenen en organiseert/coördineert projecten voortkomend uit het bestuurlijk gremium. De directiesecretaris ziet erop toe dat wordt gehandeld volgens geldende procedures en gemaakte afspraken.
Werkzaamheden
- Is in staat om in korte tijd een vertrouwensrelatie op te bouwen met de directeur en de MT-leden;
- Verbreedt en deelt kennis met in-/extern netwerk en realiseert verbetering voor meerdere vakgebieden;
- Vraagstukken m.b.t. meerdere vakgebieden kunnen opgelost worden door nieuwe oplossingen te vinden;
- Verzorgt de coördinatie en de (inhoudelijke) voorbereiding van vergaderingen van de Directie;
- Verzorgt de verslaglegging en bewaakt en voert de regie op de opvolging van genomen besluiten;
- Adviseert de directie over de procedurele aanpak en handelwijze van bestuurlijke onderwerpen. Ziet toe op en adviseert over naleving van geldende procedures en gemaakte afspraken binnen de organisatie;
- Verricht specialistische analyses of haalbaarheidsstudies en legt deze vast in rapportages en/of beleidsnotities gericht op het leveren van relevante sturingsinformatie voor de lange termijn;
- Signaleert relevante interne en externe ontwikkelingen. Informeert en adviseert de directie hierover en stelt mogelijke gevolgen vast voor de business en bedrijfsprocessen;
- Draagt zorg voor de coördinatie en uitvoering van de dienstverlenende werkzaamheden;
- Neemt vanuit inhoudelijke, sturende en/of adviserende rol deel aan projecten/verandertrajecten en treedt op als projectleider.
De opdrachtgever(s)
Functie eisen
- Afgeronde WO-opleiding;
- Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris bij een grotere organisatie (kennis van directievoering en bestuurlijke processen);
- Aantoonbare ervaring bij een organisatie die, bijvoorbeeld als ZBO, wettelijke taken uitvoert;
- Je hebt strategisch inzicht;
- Je hebt een dienstverlenende houding en goede organisatievaardigheden;
- Je hebt een sterk ontwikkeld analytisch vermogen;
- Je hebt oog voor de omgeving waarin je opereert, weet wat er speelt en kunt daarop proactief anticiperen;
- Je kunt goed samenwerken met je collega directiesecretarissen en MT-leden;
- Je kunt snel schakelen en werken onder tijdsdruk;
- Je bent gedreven en resultaatgericht;
- Je hebt energie, goede communicatieve vaardigheden en humor;
- Je bent in staat om in korte tijd een vertrouwensrelatie op te bouwen met de directeur en de MT-leden;
- U beschrijft 2 cruciale knelpunten (max. 400 woorden) die zich vaak voor doen in processen / opdrachten en geeft hierbij aan hoe u deze oplost.
- U toont duidelijk aan (max. 300 woorden) op welke wijze de door u geleverde expertise en competenties u de zogenoemde ’spin in het web’ maken en een bijdrage leveren aan te behalen resultaten.
Competenties
- Verbindend;
- Organisatiesensitief;
- Samenwerken;
- Plannen en organiseren;
- Analytisch vermogen;
- Flexibel/snelle denker;
- Klantgericht;
- Zelfstarter.
Locatie
Publicatiedatum
Publicatie eindigt
Contactpersoon
Van loondienst naar zelfstandiger?
Ben je nog in vaste dienst, maar je wilt als zzp' er voor jezelf beginnen? Spannende beslissing! Wij helpen je graag bij de overstap van een vaste baan naar een zzp, freelance, interim of detachering opdracht!