Het technisch én organisatorisch realiseren van een nieuwe scanvoorziening binnen de afdeling Werk Participatie en Inkomen.
Er is een nieuwe scanvoorziening aangeschaft via een europese aanbesteding. Dit project bevindt zich momenteel in de realisatiefase. De scanvoorziening zal zowel gebruikt worden om 'normale' inkomende post mee te digitaliseren, als voor gedefinieerde formulieren die automatisch uitgelezen en verwerkt moeten worden. De scanvoorziening omvat ook een Digitaal Postverwerking Systeem waarmee documenten (zoveel mogelijk automatisch) worden gemetadateerd, notificaties worden verstuurd aan behandelaars, en vervolgens worden aangeleverd aan de betreffende document opslag locaties.
De projectleider is verantwoordelijk voor de technische implementatie en in beheer name van de scanvoorziening. Hiertoe is een multidisciplinair team opgezet waarin de leverancier, ICT, Functioneel Beheer, Informatiebeheer, Informatievoorziening, Facilitair/huisvesting en de business vertegenwoordigd zijn.
De projectleider is tevens verantwoordelijk voor de organisatorische implementatie van de scanvoorziening. Hiertoe wordt een reorganisatie uitgevoerd welke momenteel in het besluitvormingsproces zit. De projectleider geeft leiding aan een multidisciplinair team voor de reorganisatie. In dat team zijn functionarissen vertegenwoordigd vanuit P&O, communicatie, en het management.
De projecten doorlopen het gemeentelijk project portfolio management proces op basis van Prince2 waarbij een aantal management producten verplicht op te leveren zijn.
De projectleider is verantwoordelijk voor zowel de technische als de organisatorische implementatie van de scanvoorziening en de voorbereiding van stuurgroepen en bestuurlijke besluitvorming.

De projectleider zal richting en sturing geven aan het voorbereiden en realiseren van de beide onderdelen van dit project. Hieraan werken vanuit de betrokken lijnafdelingen en vanuit diverse ondersteunende afdelingen (P&O, ICT, IV, Informatiebeheer, Communicatie, Juridische zaken, Financiën, Facilitair) verschillende medewerkers mee op zowel directie als concernniveau. Ter bewaking van voortgang en samenhang, is het inrichten van een projectorganisatie per deelproject en strakke leiding nodig.
De werkzaamheden richten zich primair op het intern afstemmen met adviseurs van de ondersteunende afdelingen, het voorbereiden en geven van presentaties en voorlichting aan personeel en het opstellen en afstemmen van op te leveren projectplannen zoals het technische implementatieplan en reorganisatieplan.
Als projectleider:

• Manage je de projectactiviteiten en de benodigde resources om de projectdoelstellingen te halen;
• Treed je op als intermediair tussen gebruikersorganisatie, medewerkers van IV Sociaal, de leverancier, team Facilitair en de directie ICT om de business informatiebehoefte, de informatieoplossingen en de onderliggende infrastructuur met elkaar te verbinden;
• Treed je op als intermediair tussen gebruikersorganisatie, P&O, Financiën, communicatie, management en medezeggenschap om de bestaande beleidsregels, organisatorische wensen en technische mogelijkheden te verbinden aan de organisatorische veranderingen;
• Rapporteer je maandelijks aan de stuurgroep;
• Heb je zorg voor de beheerbaar(s)heid van het eindresultaat;
• Bewaak je de opgelegde eisen m.b.t. security en privacy wetgeving;

Bewaak je projectbudgetten en communiceer je op een heldere wijze benodigde investeringen

De gemeente Amsterdam heeft grote verantwoordelijkheden op het terrein van onder andere zorg, jeugd en werk. Zoals onderwijs, gezondheid, diversiteit, anti-discriminatie, jeugdwerkloosheid, sport, het Amsterdamse Bos, armoedebestrijding, schuldhulpverlening en nog veel meer.
Cluster Sociaal is zo ingericht dat het daarnaast optimaal de wetten op die terreinen kan uitvoeren. De gemeente streeft daarbij naar een excellente en eenduidige dienstverlening aan alle Amsterdammers, waaronder ook de kwetsbare Amsterdammers, in verschillende fasen en facetten van hun leven. Het cluster Sociaal is een complex domein met een grote diversiteit aan onderwerpen en aan maatschappelijke partners. Om succesvol te kunnen zijn in haar taakuitvoering en haar maatschappelijke opgave, is nauwkeurige samenwerking en betrokkenheid noodzakelijk.
De afdeling Informatievoorziening Sociaal heeft de opdracht om een blijvend betrouwbare en samenhangende informatiehuishouding en informatievoorziening te creëren met de daarbij behorende organisatie en bedrijfsvoering, die de primaire processen van de organisatie ondersteunt en een bijdrage levert aan de gemeentebrede processen (zoals bijvoorbeeld dienstverlening, gebiedsgericht werken, etc

• over aantoonbaar HBO of academisch werk- en denkniveau opgedaan door relevante werkervaring en/of een minimaal behaald HBO-/WO-diploma (bijvoorbeeld Master of Information Management of Master Bestuurskunde).
• per 1 november beschikbaar voor minimaal een halfjaar voor 36 uur per week.
• in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan binnen het IV/ICT-werkveld (bij voorkeur de implementatie van een scanvoorziening) in een complexe organisatie (organisatie met minimaal 1000 fte).

Wensen

• aantoonbare kennis van en ervaring met projectmatig werken middels de methodiek PRINCE2 Practicioner, IPMA-C of een vergelijkbare opleiding.
• in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar ervaring opgedaan als projectleider met de implementatie van een scanvoorziening bij een complexe overheidsorganisatie (meer dan 1000 fte) op het snijvlak van business-behoeftes en IV.
• in de afgelopen 4 jaar ervaring opgedaan met het organiseren en begeleiden van een reorganisatie in een complexe overheidsorganisatie (meer dan 1000 fte) waarbij een significante krimp in formatie van toepassing was.

• Startdatum: 1-11-2019
• Einddatum: 31-5-2020
• Werklocatie: Jodenbreestraat 25 en Jan van Galenstraat 323
• Aantal fte: 1
• Aantal uren per week: 36
• Optie tot verlenging: ja, tot een totale contractduur van 2 jaar