Vanwege de vervanging van een zwangerschapsverlof zoeken we binnen het secretariaat van 12 managementassistenten een managementassistente. Je start voor afdeling Opgavesturing, maar werkt fulltime tijdens de zwangerschapsvervanging voor afdeling Ruimtelijke Kwaliteit.

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante job. Dat kunnen wij jou bieden.

Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van één of meerdere managers. Je werkt binnen de afdelingen samen met andere Managementassistentes, waar mogelijk vervangen jullie elkaar. Het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte zit midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden. Het gaat om een dynamische functie die de nodige flexibiliteit, assertiviteit en een proactieve houding van je vraagt. Het is belangrijk dat je affiniteit en ervaring hebt met taken op het gebied van financiën.

• Je beheert de agenda van meerdere managers.
• Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen.
• Je zorgt samen met een collega dat de inkoopverzoeken in het financiële systeem MUIS worden verwerkt.
• Je pakt HRM-ondersteunende uitvoerende administratieve taken op voor het gilde. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van medewerker en administratieve ondersteuning bij mutaties van medewerkers.
• Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid.
• Je beheert samen met je naaste collega’s de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.
• Je stelt als vervanging nodig is een actielijst op bij een managementoverleg bij afdeling Ruimtelijke Kwaliteit.
• Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.
• Bij afwezigheid van de collega’s op de frontoffice van het secretariaat (Servicepunt) wordt teruggevallen op bezetting door de managementassistenten, hierin heb jij ook een taak.

• Je bent professioneel, proactief, mondig en nauwkeurig.
• Je hebt een zelfstandige en krachtige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Je bent assertief, klantgericht en communicatief zeer vaardig. Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen.
• Je bent in staat kennis van de processen binnen Ruimte snel eigen te maken en je weet wat er speelt.
• Je hebt affiniteit en zichtbare ervaring met taken op het gebied van financiën.
• Je hebt ervaring in het werken in een gezamenlijke mailbox op een secretariaat.
• Je beschikt over een afgeronde opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau. Daarnaast heb je minimaal 5 jaar werkervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving bij een grote organisatie
• Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen, zoals Digiplaza, MUIS en het Zaaksysteem.

• Periode: 23 september t/m begin maart 2020, met optie tot verlenging
• Belasting: Starten met 24 uur per week (3 dagen per week) en in november opbouwen naar 36 uur per week (4 of 5 dagen per week, 32 uur in overleg)

Goed om te weten:
Medewerkers van het organisatieonderdeel Ruimte werken in opgaveteams samen aan integrale oplossingen voor de groeiende stad. Groei betekent ook meer uitdagingen: toenemende mobiliteit, de energietransitie, behoud van groen in de stad, voldoende voorzieningen, werkgelegenheid en toegankelijkheid van de woningmarkt.